vendredi 4 avril 2008
Approuvé par le C.A. du 8 mars 2008
I.1 Adhésion
Les adhérents peuvent être des personnes physiques ou des personnes morales (association ou société).
Ces personnes morales devront avoir une activité en rapport avec le fluvial ou œuvrer pour la défense et le développement de celui-ci Des personnes physiques
La cotisation annuelle, exigible le 1er octobre, date du début d’exercice, donne accès à toutes les activités, avantages et moyens d’information de l’association.
Des personnes morales
Les associations (et non un groupement d’associations ou fédération) et les sociétés ne pourront adhérer qu’après approbation du Conseil d’Administration.
Un seul représentant de l’association ou de la société adhérente pourra participer aux réunions régionales ou à l’Assemblée Générale.
Le représentant d’une association ou d’une société adhérente ne peut pas être administrateur, ni secrétaire ou trésorier régional.
Le représentant d’une association ou d’une société adhérente dispose du droit de vote, selon le principe d’une voix par association ou société, cependant une association ou une société ne peut bénéficier de pouvoirs. (Article 111.4 « pouvoir » du présent règlement intérieur.)
Le bénéfice de notre contrat d’assurance collectif et les réductions sont consentis aux seuls adhérents personnes physiques.
Ces associations ou sociétés bénéficient de l’information de l’ANPEI, ( Musard’Eau, courriers, etc…) à raison d’un exemplaire par association ou société.
Les citations éventuelles des sociétés adhérentes dans le Musard’Eau ou sur le site Internet de l’ANPEI suivront les règles retenues par le CA pour la gestion de la publicité.
La cotisation est versée au titre de l’exercice en cours. Lorsqu’une personne physique ou morale adhère à l’ANPEI, elle doit acquitter des frais d’adhésion (ou frais de dossier, versés une seule fois) et une cotisation (versée annuellement).
Pour ceux qui adhèrent après le 1er juillet seule l’adhésion est versée pour l’exercice en cours et la cotisation est versée pour l’exercice suivant.
Le montant de la cotisation et les frais de dossier sont fixés par l’assemblée Générale sur proposition du Conseil d’Administration. Les adhérents résidant à l’étranger sont invités à régler leur cotisation en euros par le moyen de leur choix. De plus il pourra leur être demandé un supplément de cotisation correspondant aux frais bancaires en vigueur.
Toute demande d’adhésion, de ré-adhésion ou de renouvellement de cotisation pour les personnes physiques ou morales, peut être refusée après validation, par le Conseil d’Administration sur demande d’un délégué régional. Le Conseil d’Administration n’a pas à se justifier quant à sa décision.
Réciproquement L’ ANPEI peut adhérer à une association adhérente, après avis du CA.
I.2 Perte de la qualité d’adhérent
La qualité d’adhérent se perd :
par lettre de démission adressée au Président
pour non-paiement de cotisation, 45 jours après sa date d’exigibilité
par exclusion prononcée par le Conseil d’Administration, en cas de faute, acte ou propos portant préjudice à l’association ou à l’un de ses adhérents, l’intéressé ayant été invité à s’expliquer devant le CA.
II.1 Organisation générale
Compte tenu de la dispersion de ses membres, l’association est divisée en délégations régionales. Au sein de ces délégations peuvent s’organiser des subdivisions. L’organisation de ces subdivisions tient compte des réelles possibilités de rencontres des adhérents, et recouvre la réalité des bassins naturels avec d’éventuelles adaptations. En cas de changement d’appellation d’une délégation régionale, ce changement devra être décidé en cours d’assemblée régionale à condition que ce point de l’ordre du jour ait été mentionné sur la convocation.
Le conseil d’administration pourra entériner ou non la nouvelle appellation.
II.2 Administration des délégations et des subdivisions
Chaque délégation est administrée sous la responsabilité d’un Administrateur qui prend l’appellation de Délégué Régional, d’un Secrétaire, d’un Trésorier et d’un ou plusieurs Chargés de Mission.
Le Délégué Régional ne peut être du même foyer familial que le Trésorier de cette région
Un bureau est alors constitué comprenant le délégué régional, un trésorier et un secrétaire. Quand la délégation comprend des subdivisions, chacune peut être sous la responsabilité d’un Chargé de Mission. Ces Chargés de Mission sont nommés par le Délégué Régional. Chaque Délégué Régional doit veiller, en collaboration avec le Trésorier national ou le Secrétaire national, au paiement des cotisations dans le délai prévu.
II.3 Le Délégué Régional
Dans les limites imparties par les statuts et le présent règlement, chaque Délégué Régional doit veiller à l’esprit ANPEI, (cf. article 3 des Statuts), notamment pour ce qui concerne le contact avec tous ceux qui peuvent en faire partie.
Il est le représentant de l’association auprès des collectivités territoriales, services de l’état, organismes et usagers associés à la voie d’eau ou au tourisme fluvial.
Il doit s’assurer de la participation de sa délégation aux manifestations socioculturelles locales et organiser aussi souvent que possible des rassemblements d’adhérents.
En cas de rassemblements d’adhérents ou d’organisation de manifestations avec d’autres associations, ces organisations devront faire l’objet d’une convention signée entre toutes les associations participantes. Ces conventions devront déterminer entre autre le rôle et la responsabilité pénale de chaque association participant à cette manifestation ou ce rassemblement.
Le président doit être informé préalablement de ces partenariats, et doit valider le projet relatif à ces conventions. Le président informe le CA de toutes les conventions d’organisations décidées par les délégations régionales.
Le Délégué Régional est tenu de convoquer à une réunion régionale les adhérents de sa délégation, par courrier ou courriel, au moins deux fois par an : l’une au printemps pour planifier les animations et manifestations prévues pour la saison, l’autre au moins 15 jours avant l’Assemblée Générale de l’association.
Sur cette convocation figurera l’ordre du jour de la réunion et elle devra être envoyée à chaque adhérent de la délégation au moins un mois avant la date de cette réunion.
II.4 Le Chargé de Mission
Il assiste le Délégué Régional et l’aide dans sa mission de représentant de l’association et d’animateur de région. Il alerte celui-ci lors de constatation de dysfonctionnements sur la voie d’eau dont il a la responsabilité. Il représente l’association à la demande du Délégué Régional aux réunions organisées par les autorités locales de son secteur.
II.5 Le Trésorier
Le Trésorier régional tient pour chaque exercice une comptabilité, selon les spécifications comptables de l’association, comptabilité qui sera adressée au trésorier national avec tous les justificatifs des dépenses impérativement un mois avant la fin de l’exercice et qui sera finalisée pour le dernier mois immédiatement après le premier novembre octobre.
II.6 Le Secrétaire
A la demande de Délégué Régional, il l’assiste dans toutes les tâches du secrétariat.
II.7 Les moyens financiers
L’allocation financière réservée aux délégations régionales afin d’en assurer le fonctionnement est fixée par le Conseil d’Administration sur proposition du Président et du Trésorier national. Chaque délégation constituée en bureau reçoit son allocation de fonctionnement dès l’acceptation du budget prévisionnel par le Conseil d’Administration.
Le Délégué Régional peut solliciter des subventions auprès des communautés territoriales de sa délégation. En cas d’attribution ces subventions restent acquises à la délégation. De même si de la publicité est faite pour le Musard’Eau par les régions, celles-ci en conserveront une quote-part fixée chaque année par le Conseil d’Administration sur proposition du Président et du Trésorier National.
Le Délégué Régional et le Trésorier Régional sont responsables devant le Président et le Trésorier National de la trésorerie de leur délégation et s’engagent sur la bonne utilisation des fonds qui leur sont confiés.
III.1 Assemblée Générale
Conformément aux statuts, l’Assemblée Générale se réunit une fois par an, notamment pour statuer sur les comptes de l’exercice précédent et sur le budget prévisionnel de l’exercice suivant.
Aucun quorum n’est exigé pour l’assemblée Générale ordinaire. Seule une Assemblée Générale devant statuer sur la dissolution de l’association devra être représentée par au moins la moitié des adhérents ; à défaut il faudra avoir recours à une Assemblée Générale extraordinaire.
La date de l’Assemblée Générale devra être communiquée trois mois avant sa tenue. L’ordre du jour devra être communiqué au moins un mois avant cette Assemblée par convocations individuelles. Ne peuvent assister à ces assemblées que les adhérents à jour de leur cotisation.
III.2 Assemblées Régionales
Les convocations aux Assemblées Régionales peuvent être jointes à l’expédition du Musard’Eau à condition que celles-ci arrivent dans les délais prévus. Tous les adhérents, à jour de leur cotisation le jour de l’envoi des convocations, le cachet de la poste faisant foi, sont invités à y participer.
Au moins 15 jours avant l’Assemblée Générale, des Assemblées Régionales sont organisées dans chaque Délégation pour entendre le rapport d’activité de la région et le Trésorier Régional sur les comptes de la région. A la fin de leurs mandats respectifs il est procédé au renouvellement du Délégué Régional, du Secrétaire Régional et du Trésorier Régional élus pour une durée de trois ans au scrutin uninominal et à la majorité absolue par l’Assemblée Régionale. Le vote a lieu à bulletin secret. Le Délégué Régional informe le Président de l’association de la composition de son bureau dont il est également responsable devant le Conseil d’Administration.
Ne peuvent assister à ces assemblées que les adhérents à jour de leur cotisation.
III.3 Convocation à l’Assemblée Générale
Les convocations à l’Assemblée Générale peuvent être jointes à l’expédition du Musard’Eau à condition que celles-ci arrivent dans les délais prévus. Tous les adhérents, à jour de leur cotisation le jour de l’envoi des convocations, le cachet de la poste faisant foi, sont invités à y participer.
III.4 Vote aux différentes assemblées et Pouvoirs
Sur décision du Conseil d’Administration, le vote aux différentes assemblées pourra être fait pour les adhérents absents :
soit par correspondance (un adhérent une voix à condition que ce mode de vote soit porté à la connaissance des adhérents 3 mois avant les diverses assemblées),
soit par pouvoirs.
Chaque adhérent de l’association, à jour de sa cotisation, a la possibilité d’adresser son pouvoir au secrétariat pour l’assemblée générale et à la délégation régionale pour les assemblées régionales ou de le remettre à un adhérent de son choix à jour de sa cotisation. Un adhérent, présent à l’une de ces deux assemblées, peut disposer de pouvoirs nominatifs remplis de la main de leurs signataires. Les pouvoirs en blanc sont rejetés. Le nombre de pouvoirs par adhérent présent à l’assemblée générale ou à l’assemblée régionale est limité à 15.
III.5 Candidatures aux élections
La date butoir des candidatures au poste d’administrateur pour l’assemblée générale sera fixée par le conseil d’administration. La date butoir des candidatures aux élections de délégué régional, trésorier ou secrétaire sera décidée par le bureau sortant des délégations régionales. Dans les deux cas cette date sera portée à la connaissance des adhérents avec la convocation à ces réunions.
III.6 Consultation
Une consultation par correspondance pourra avoir lieu en cours d’année à condition qu’il n’y ait qu’une seule question à débattre.
IV.1 Constitution, nomination et renouvellement
Le Conseil d’administration est constitué de 15 administrateurs : 8 Administrateurs élus par chacune des Délégations Régionales et qui prennent l’appellation de Délégués Régionaux et 7 Administrateurs élus par l’Assemblée Générale.
Les huit Administrateurs Délégués Régionaux élus pour trois ans, au scrutin uninominal et à la majorité absolue au cours des Assemblées Régionales, prennent leurs fonctions d’Administrateurs à l’issue de l’Assemblée Générale ou à l’issue de leur élection par leur Délégation Régionale si leur prédécesseur a démissionné. En cas de vacance le renouvellement de ce poste se fait dans la région concernée.
Les sept Administrateurs élus par l’Assemblée Générale le sont pour trois exercices, au scrutin uninominal et à la majorité absolue. Le vote a lieu à bulletin secret. Ces administrateurs sont renouvelables par tiers au début de chaque exercice. En cas de vacance le renouvellement de ce poste se fait à la prochaine Assemblée Générale.
Le Conseil d’administration ainsi constitué de ses quinze administrateurs se réunit à l’issue de l’Assemblée Générale pour élire son bureau exécutif.
IV.2 Candidature
Tout adhérent ayant un minimum de deux années d’ancienneté à l’association peut présenter sa candidature au poste d’administrateur. Le Conseil d’Administration, sur proposition du Président, peut réduire ce délai en cas de carence de candidats répondant à ce critère.
IV.3 Attributions
Le Conseil d’administration gère l’association dans le respect des orientations définies lors de l’Assemblée Générale. Il délibère à la majorité absolue des administrateurs présents ou représentés. En cas de partage des voix, celle du Président est prépondérante. Le Conseil d’Administration se réunit chaque fois qu’il est convoqué par son Président ou par un tiers de ses membres.
IV.4 Participation
Le Conseil d’Administration se réunit au moins trois fois par an, dont une consécutive à l’Assemblée Générale.
Les convocations aux réunions du Conseil d’Administration sont envoyées au moins 15 jours avant leur tenue. Ce délai permet à un Administrateur d’informer de son absence et de prévoir sa représentation.
Sauf cas de force majeure, la présence des Administrateurs est impérative lors des deux premiers Conseils d’Administration de l’exercice. A titre exceptionnel un Délégué Régional, après consultation du Président, pourra se faire représenter par un membre de son bureau ou un Chargé de Mission. Chaque Administrateur peut se faire représenter en donnant un pouvoir nominatif à un autre administrateur qui ne pourra en recevoir plus d’un. Si plusieurs pouvoirs sont donnés à un même administrateur, le surplus sera réparti par celui-ci.
Le Président peut consulter les membres du Conseil d’Administration par correspondance et réciproquement. Les courriers émis dans ce cadre seront communiqués à l’ensemble des administrateurs.
IV.5 Cessation de fonction
La fonction d’administrateur cesse dans les cas suivants :
expiration du temps fixé : les statuts fixant la durée des fonctions d’un administrateur, celui-ci quitte le Conseil d’Administration à cette échéance, à moins qu’il ne soit réélu.
démission : à tout moment, chaque administrateur peut remettre sa démission par lettre adressée au Président du Conseil d’Administration ou, si c’est celui-ci qui démissionne, aux deux vice-présidents.
absence : l’administrateur qui, deux fois de suite, ne répond pas aux convocations ou aux consultations par courrier ou par courriel, sera considéré comme démissionnaire, sauf cas de force majeure.
suspension : le Conseil d’Administration peut, par un vote à la majorité absolue, décider des mesures à prendre à l’encontre d’un administrateur.
vacance : pour raison personnelle, un administrateur peut demander son retrait du Conseil d’Administration pour une durée qui ne saurait aller au-delà de l’Assemblée Générale suivante.
IV.6 Remboursement de frais de transport et déplacement
Les cotisations servent à assurer la bonne marche de l’association dont font partie les déplacements. En conséquence chaque administrateur qui est appelé à se déplacer dans le cadre de ses fonctions pourra se faire rembourser ses frais de transport, après accord préalable du Président et du Trésorier national, sur la base du prix du billet SNCF en tarif 2e classe ou sur la base d’une indemnité kilométrique forfaitaire décidée annuellement par le Conseil d’Administration sur proposition du Président et du Trésorier national. Ces remboursements de transport tiendront compte des réductions offertes à l’intéressé. Le montant total du remboursement des frais engendrés par les différents déplacements, convocations au Conseil d’Administration et autres réunions nationales sera décidé annuellement par le Conseil d’Administration sur proposition du Président et du Trésorier national.
Les frais de déplacements et de transports engendrés par la représentation au sein des régions seront remboursés par le budget des délégations régionales sur les mêmes bases que les remboursements nationaux.
IV.7 Remboursement de frais divers
Les dépenses engagées par un administrateur ou un adhérent missionné peuvent être remboursées sous réserve de justificatifs et après accord du Président et du Trésorier national ou du Délégué Régional et du Trésorier régional.
IV.8 Délégation
Le Président ou le Délégué Régional peut, à tout moment, charger tout adhérent d’une mission particulière. Les chargés de mission ont, outre le devoir de participer aux diverses réunions, celui d’assister les Délégués Régionaux. Les chargés de mission peuvent se voir confier provisoirement la gestion d’une Délégation Régionale.
IV.9 Moyens de communication
Le Musard’Eau, bulletin de liaison de l’ANPEI édité à l’attention de ses adhérents, est un reflet de la vie de l’association et du milieu fluvial. Son contenu doit prioritairement donner les informations suivantes :
Les comptes rendus de l’Assemblée Générale avec tous les documents y afférant et notamment les bilans et prévisionnels financiers
Les comptes rendus des réunions du Conseil d’Administration
Les informations relatives aux actions et décisions des Délégations Régionales
Les annonces des adhérents
En fonction de la place disponible peuvent être insérés :
Les articles des adhérents et des informations sur la voie d’eau
Les articles des Associations membres de l’ANPEI
Sa réalisation est confiée à un comité de rédaction nommé en Conseil d’Administration. Le Président et un des vice-présidents font partie de droit du comité de rédaction. Tout adhérent est autorisé à passer gratuitement une petite annonce de transaction commerciale par an.
Le site Internet est l’écho général de la vie des voies d’eau et doit être porteur de toutes les informations concernant celles-ci.
Les adhérents peuvent accéder à un ensemble d’informations ne concernant que l’association via un mot de passe. Ce mot de passe sera modifié chaque année et diffusé avec la carte d’adhérent.
La réalisation du site est contrôlée par un comité de publication nommé en Conseil d’Administration. Le Président et un des vice-présidents font partie de droit du comité de publication.
Les administrateurs mettant à la disposition de l’association leur matériel de communication Internet pourront avoir une partie des frais occasionnés par les abonnements de ces matériels remboursés sur proposition du Président et du Trésorier National.
Chaque année l’annuaire des membres est transmis aux adhérents de l’association.
IV.10 Rentrée des cotisations
La rentrée des cotisations, indicateur de la santé de l’Association, doit faire l’objet d’un suivi et d’une concertation constante entre le Trésorier, le Secrétaire et les Délégués Régionaux pour effectuer des relances personnalisées.
IV.11 Information et communication interne Pour assurer l’information et l’implication de tous, chaque membre du Conseil d’Administration communique à tout le CA une brève note de synthèse sur les activités du secteur dont il a la charge.
V.1 Attributions
Le Bureau exécutif est chargé de la mise en œuvre des décisions prises par le Conseil d’administration. Il est également chargé de veiller à l’édition et à la diffusion des supports de l’information.
V.2 Constitution et fonctionnement
Les membres du Bureau exécutif sont élus pour un an par le Conseil d’Administration nouvellement mis en place par l’Assemblée Générale. Le vote se fait à bulletin secret. Le Bureau exécutif est composé de cinq membres qui sont le Président, les deux Vice-présidents, le Secrétaire National et le Trésorier National. Sur proposition du Président, et de façon ponctuelle, d’autres administrateurs peuvent être appelés à participer aux travaux du Bureau exécutif. Celui-ci se réunit sur convocation du Président ou à la demande de deux de ses membres.
V.3 Le Président
Le Président a pour attribution de convoquer l’Assemblée Générale, le Conseil d’administration et le Bureau exécutif. Lors de l’Assemblée Générale, le Président peut soumettre à l’approbation de l’Assemblée un président de séance, adhérent de l’association. Il représente l’association dans tous les actes de la vie civile et a qualité pour ester en justice en son nom, que ce soit comme demandeur ou comme défendeur. En cas de problèmes financiers, il peut demander la formation d’une commission de contrôle. Il rédige, éventuellement en collaboration avec tout ou partie du Conseil d’Administration, le rapport moral qui sera soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale. Il ne peut être du même foyer familial que le Secrétaire National et/ou le Trésorier National.
V.4 Les Vice-présidents
Les Vice-présidents suppléent le Président en cas d’empêchement de celui-ci et ont un rôle de conseil auprès de celui-ci. Sur demande du Président ils représentent l’association auprès des pouvoirs publics, collectivités territoriales et autres. Ils fixent, avec le Président et en fonction des besoins, le nombre annuel des Conseils d’Administration et de réunions de bureau. Ils établissent avec le président l’ordre du jour des Conseils d’Administration, des réunions de bureau et de l’Assemblée Générale.
V.5 Le Secrétaire
Le Secrétaire est chargé de la tenue du registre des adhérents et du registre des délibérations de l’Assemblée Générale, du Conseil d’Administration et du Bureau exécutif. Il archive les procès-verbaux de ces réunions qui seront éventuellement rédigés par lui ou le secrétaire de séance et les diffuse à tous les membres du Conseil d’Administration. Il envoie les convocations des différentes réunions rédigées par le Président après consultation des deux Vice-présidents et effectue les différentes formalités lors des modifications de statuts. Il informe le Président de tout courrier ou courriel adressé au secrétariat. C’est également lui qui se charge de la correspondance et des lettres adressées par l’association, en les signant lui-même ou en les faisant signer par le Président suivant leur importance.
Il transmet régulièrement aux délégués régionaux un état des adhérents des régions.
Enfin, il est chargé de la circulation de l’information, du classement et de la conservation des dossiers, ainsi que des différentes archives de l’association.
Il sera aidé dans cette tâche, et sous sa responsabilité, par un ou deux secrétaires adjoints.
V.6 Le Trésorier
Le Trésorier tient les différents registres comptables. A la fin de l’exercice, il dresse le bilan et l’inventaire et rédige le rapport financier qui sera présenté au Président avant d’être soumis à l’approbation du CA. Il présentera les comptes annuels à une structure ad hoc qui donnera quitus avant la présentation à l’Assemblée Générale. Il élabore, en liaison avec le Président et avec l’assistance de son adjoint, un budget prévisionnel pour l’année suivante qui sera soumis au Conseil d’Administration et voté à l’Assemblée Générale. Il établit pour chaque CA un rapport sur l’avancée du budget annuel. Le Trésorier adresse les avis de cotisation, en étroite collaboration avec le Secrétaire National et en communique régulièrement les résultats aux délègues régionaux et au Président. Il fait rentrer les créances, paye les dettes de l’association vis-à-vis des particuliers et des divers organismes. Le Trésorier est chargé de la gestion du patrimoine de l’association et est le dépositaire des "conventions de prêt".
Il sera aidé dans sa tâche par un trésorier adjoint chargé de le remplacer, si nécessaire. Le trésorier communiquera régulièrement au trésorier adjoint une copie de la comptabilité.
V.7 La commission de contrôle
Sur demande du Président, des Vice-présidents ou du tiers du Conseil d’Administration, une commission de contrôle peut être formée en cas de dysfonctionnement grave tant au niveau national que régional portant préjudice à l’association. Cette commission comprendra des adhérents désignés dans les régions par les bureaux régionaux.
Le nombre de membres de cette commission sera défini par le bureau exécutif.
Elle rendra compte de ses investigations au Président et au Bureau exécutif, les conclusions devant être ensuite exposées au Conseil d’Administration.
V.8 Contrôle annuel des comptes
Deux adhérents sont élus en Assemblée Générale pour un an au scrutin uninominal et à la majorité absolue. Le vote a lieu à bulletin secret. Ces adhérents qui prennent l’appellation de « commissaires aux comptes » ont pour mission de contrôler la véracité des comptes de l’exercice terminé avant la présentation de ceux-ci à l’Assemblée Générale.